一则诉讼引发的思考

9月 17, 2019 员工风采

一则诉讼引发的思考

今年8月,受本公司年报客户A公司(一家服装生产企业)的邀请,我参加了一场诉讼。

诉讼中的原告是A公司的长期辅料供应商B公司,诉讼的标的追索拖欠的货款。

通过与A公司的代理律师及财务人员的沟通,伟德国际官网正网了解到B公司很早就是A公司的供应商。至2011年,A公司内部采购系统调整,将B公司请出了供应商的名单。2012年初,B公司遂将A公司告上法庭,索赔20万元货款。但随着法院的一次次开庭执证,双方的证据陆续提供,B公司的诉讼标的上升至60万元。

B公司送货时,均有送货单且有A公司人员的签收,而A公司在验完货物将不合格品退回时没有可做证据的证明。

在实际的操作中,A公司退货的通知是通过采购人员用电话或者e-mill来告知对方,B公司在运回不合格品时,无A公司出具的让B公司确认的退货单。月末A公司采购人员与B公司对账后确认开票数量金额,B公司开票给A公司,A公司根据发票付款。上述对账程序也是通过电话及e-mill联系并确认。2011年,凑巧的是A公司负责该采购业务的采购员离职,将所有相关资料包括纸质的和电子的全部销毁。

A公司在法庭上提供不出任何的退货证明。如此情况下B公司将原先的诉讼标的从20万提升至60万。法庭上,A公司律师辩称A公司内部管理存在缺陷,但不存在故意少计B公司货款的动机,希望能通过司法审计来求证B公司会计账务上确认的货款,但法官认为这是一桩简单的货款纠纷,原告方有送货单而且得到A公司的确认,而A公司辩称的退货事实,没有任何的证据,故不予采纳。

质证结束后,法官提醒,五天内可以继续提供证据,过时不候。初定下月初开庭判决。

我参加完庭审后,心里不是滋味。凭我对这个审计客户的了解,A公司不可能少计B公司的货款。这几年,A公司从一家小企业一步步走过来,前年在得到基金投资后快速成长。由于成长过于迅速,各方面管理制度还未跟上。随着规模的扩大,老板已经脱离了实际经营,公司内部人控制现象突出,时不时的出现状况。

通过这个案子,伟德国际官网正网发现A公司在内部控制方面存在的问题:

1.治理层和管理层未从思想上重视建立和实施有效的企业内部控制的重要性,认为内部控制可有可无,而不是认为内部控制关乎企业的盛衰、荣辱,生死存亡。

2.在内部控制活动中,细节决定成败。a.退货环节在采购循环中是一个不起眼的控制点,很多企业甚至在采购业务控制中不涉及退货环节,有的虽然设置了相关的制度,但在实际执行中,往往疏忽这个环节,而恰恰一张不起眼的退货单导致公司损失惨重。b.对供应商的选择应该有筛选机制。本案例中的供应商在诉讼进行了几个月后在法官要求B公司代理律师介绍公司的规模,员工人数,财务人员,代理律师陈述只有两名员工,其中一位出纳兼会计。B公司提供的账本也是本市中小学生常用的练习本,记录从何时何地采购又何时何地发货,零零碎碎的几本本子。而A公司的代理律师及公司人员这时才知道B公司只是一个皮包公司,而他们一直认为对方是一家颇具实力的生产企业。由此可见,对供应商的选择A公司缺乏完善的筛选机制。c.人事更迭,人力资源管理在现实操作中完全失控。在A公司本次诉讼中涉及到采购员甲是一个最基层的采购员,在离职时却把所有与之相关的文件销毁,说明了其职业操守的缺失,公司在用人问题上存在缺陷。本案发生时间与甲的离职时间相吻合,不排除内部人员与外部人员的串通。

3.在信息与沟通方面,A公司存在信息收集与传递迟缓。正常的信息处理程序被经验和侥幸心理主导。A公司在收到B公司货物并检验后对不合格品作退货处理时,其仓库部门、采购部门等都未在企业ARP系统中反映,更谈不上共享其信息,财务部门仅根据ARP中的入库信息入账付款,而对账往往交付给采购部门,导致财务信息的不真实。

4.在内部监督方面,A公司快速发展,内部监督机制完全缺乏,无内审,日常监督和专项监督无人重视,往往出了事,请律师,请外审,忽视日常监督。

以上是伟德国际官网正网通过案例分析,发现A公司在内部控制方面存在的问题。然而,伟德国际官网正网作为A公司的长期外部审计机构,也应该有所反思。

伟德国际官网正网在审计一个客户之前,往往不对客户进行了解、风险的评估。匆匆进场,低头做审计工作底稿、抽查凭证,自顾自的忙个不停。伟德国际官网正网有没有想过伟德国际官网正网的这个审计客户,它所面临的外部环境怎样,和去年有何不同?它的治理层和管理层有人事变动否?今年的销售、采购政策有无变化?经营有困难否?有无重大错报风险?而接下来,它的内部控制制度是否建立?是否有效执行?内部控制的关键点在哪里?如何测试?重大错报的风险在那些项目?如何避免错报风险。

 以上是本次庭审带给我的思考,仅供同仁们参考,请提宝贵意见。

                                                                陆凤

2013/1/11